Kommunikation in der Softwareentwicklung: Best Practices

Wir können nachweisen, dass ein gutes Kommunikationsniveau (zwischen Stakeholdern/Geschäftsanwendern und einem Business Analysten, einem Projektmanager, Entwicklern, Testern usw.) etwa 50-60% des Erfolgs für die Projektentwicklung ausmacht.

Was heißt das? Was ist eigentlich gute Kommunikation? Eine gute Kommunikation ist eine für alle Projektmitarbeiter völlig transparente Situation: Jedes Teammitglied kennt seine Aufgaben genau; jedes Teammitglied versteht das Endziel der Softwareentwicklung genau; jedes Teammitglied teilt sich die gemeinsame Verantwortung für die Projektentwicklung; das Projektteam findet einfache und schnelle Wege zur Lösung kritischer Probleme.

Kommunikative Herausforderung der globalen Softwareentwicklung

Wir sahen uns mit einigen Beispielen konfrontiert, als der Projektteam-Coach auf Kundenseite nicht verstand, was in der Projektentwicklung vor sich ging. Wir können auch Dutzende von Beispielen aufzählen, wenn ein Projekt am Anfang erfolgreich begonnen hat, in der Mitte oder am Ende des Entwicklungsprozesses aber trotzdem erfolglos geblieben ist, weil sich die Personen, die an dem Projekt beteiligt waren, in Phasen wie Planung, Entwicklung und Implementierung des Projekts von der Auftraggeber- und Auftragnehmer Seite aus geändert haben. Das Hauptthema war, dass neue Mitarbeiter nicht an den gleichen Ansätzen arbeiten konnten, die von den früheren Mitarbeitern verwendet wurden und das verursachte dann viele Probleme im Projektentwicklungskreis.

Wie wir mit einem Kommunikationsplan Herausforderungen akzeptieren

Wir versuchen, jedes Mitglied eines Projektteams aufseiten des Anbieters und des Kunden kennenzulernen und zielen darauf ab, direkt mit der entsprechenden Person aufseiten des Kunden zu kommunizieren. Wir erstellen einen Kommunikationsplan und stimmen diesen mit allen Teammitgliedern ab.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Dieser Plan beschreibt Rollen für alle Teammitglieder von beiden Seiten - Ausführende Personen und Kunde und deckt überlappende Stunden ab, die für die Projektkommunikation genutzt werden. Überlappende Arbeitszeiten garantieren, dass der Kunde nicht allein ist, wenn er in Notsituationen Rat oder echte Hilfe benötigt. Hierfür können verschiedene Kommunikationskanäle genutzt werden (non-verbal und verbal).

E-Mails als nonverbales Kommunikationsinstrument

Unsere Meinung ist, dass der wichtigste und effektivste Ansatz in der nonverbalen Kommunikation die E-Mail-Korrespondenz zusammen mit anderen Mail-Clients wie Outlook, Mozilla Thunderbird usw. darstellt. Warum sind E-Mails so wichtig in unserer täglichen Arbeit, vor allem in der Tätigkeit, die im Zusammenhang mit Management-Aufgaben steht?

Wir denken, dass das Schreiben einer E-Mail Ihnen helfen kann, wirklich strukturierte und logisch nachvollziehbare Texte zu erstellen. Sie können diese Texte an viele Empfänger versenden, Antworten erhalten und alle Texte als E-Mail-Korrespondenz mit der gesamten Historie Ihrer Kommunikation mit Ihren bestehenden und potenziellen Kunden speichern. Wenn Sie auch einen der verschiedenen E-Mail-Clients verwenden, dann verfügen Sie über ein wirklich sehr starkes Werkzeug, das Ihnen helfen kann, sehr schnell auf Antworten zu regieren. Speichern Sie Ihre vorherige Korrespondenz in verschiedenen Ordnern (einer für jeden Ihrer Kontakte) und vergessen Sie nicht, auch solche Ordner für aktuelle Aufgaben, Besprechungen und Pläne für die Zukunft, zu implementieren.

Unsere wichtigsten Tipps für die Kommunikation per Mail

1. Schnelle Beantwortung oder Aktualisierung von empfangenen E-Mails. Wir verwenden dazu folgende Regel: wenn wir innerhalb von 8 Stunden kein Update haben, müssen wir eine Nachricht darüber senden und erwähnen, wann wir das Update angefordert haben.
2. Verwenden Sie Erinnerungen für E-Mails, die erst in 3 Tagen oder mehr beantwortet werden können.
3. Der Text in der E-Mail sollte recht kurz, strukturiert und informativ sein. Der Text sollte den Empfänger zu einer Aktion motivieren: Eine Antwortnachricht versenden oder die Lösung für aktuelle Probleme zu finden.

Jemand könnte behaupten, dass die Verwendung von E-Mails auf diese Weise eine Menge Bürokratie in der Kommunikation bringt. Stimmt! Aber diese Art der Bürokratie macht die Kommunikation per Mail verantwortungsbewusster und genauer.

Skype usw. als nonverbale Kommunikationsmittel

Eine andere Möglichkeit, nonverbale Kommunikation zu organisieren, ist die Verwendung einiger Instant Messaging-Clients wie Skype, Slack, Viber und so weiter. Der Hauptvorteil einer solchen Art der Kommunikation ist die lebendige und schnelle Reaktionsmöglichkeit. Manchmal hilft es den Menschen wirklich, einander zu verstehen, wenn sie ein paar Minuten zusammen verbringen, um über aktuelle Themen und Aufgaben zu diskutieren. Der Hauptunterschied zwischen dieser Art der Kommunikation und der E-Mail-Korrespondenz ist, dass Sie wirklich Ihre Zeit und auch die Zeit Ihres Gegenübers sparen, wenn Sie chatten anstatt eine Mail zu verfassen. Sie brauchen nicht viel über die Texte und Struktur dieser Texte nachzudenken. Sie können so schreiben, wie sie sind und manchmal funktioniert das auch wirklich.

Wir denken, dass die Kombination von E-Mail-Korrespondenz und Instant Messengern bei nonverbaler Kommunikation im Verhältnis 70/30 für jeden von Ihnen die Chancen erhöht, verstanden zu werden und von einem Kunden oder Ihrem potenziellen Kunden gehört zu werden.

Verbale Kommunikationsformen

Auch verbale Kommunikationsformen sind sehr wichtig, insbesondere für den Aufbau persönlicher Kontakte, Beziehungen und langfristiger Partnerschaften. Wenn Sie mit Ihrem Gesprächspartner telefonisch oder persönlich sprechen, ist es aus psychologischer Sicht viel einfacher, sich gegenseitig zu verstehen und aktuelle Fragen auf dem schnelleren Weg zu lösen. Das liegt meistens daran, dass man reale und existierende "Personen" hören oder sehen kann. Diese Tatsache hilft den Menschen, Lösungen zu finden, die für beide Seiten effektiv sind.

Wenn das Projekt wirklich riesig sein wird (mindestens 8-12 Monate Entwicklungszeit), wird die Idee, dem Kunden einen Besuch abzustatten und sein Geschäft zu entdecken, logisch und gerechtfertigt wirken. Dieser Besuch wird dazu beitragen, ein gutes Maß an Vertrauen und Beziehung herzustellen. Der Gegenbesuch der Kundenseite wird auch die Beziehungen stärken. Mit Beziehung meine ich nicht nur die Beziehungen zwischen den Unternehmen, sondern auch die Beziehungen zwischen Menschen, die in diesen Unternehmen arbeiten, als Beziehungen auf der menschlichen Ebene.

Unsere wichtigsten Tipps für verbale Kommunikationsformen

Sie müssen eine Tagesordnung oder eine Liste von Fragen für die Diskussion vorbereiten, besonders wenn Sie ein persönliches Treffen planen. Sie sollten nach jedem Meeting Notizen erstellen (besonders wenn Sie meist nicht über das Wetter draußen gesprochen haben, sondern über aktuelle Themen) und Ihren Gesprächspartner über den Status der Ausführung der genannten Punkte auf den Notizen informieren. Das bedeutet, dass Sie auch bei Ihrem Gegenüber die gleiche Verpflichtung für die Punkte, die zu seiner Verantwortung gehören, verlangen können. Wenn Sie das Headset eines Telefons benutzen (falls Sie Skype o.ä. verwenden), stellen Sie sicher, dass die Verbindung auf einem guten Pegel ist: Sie haben keine Außengeräusche und Sie können sich in angenehmer Lautstärke hören. Wenn Sie die Besprechung aufzeichnen, informieren Sie die Beteiligten bitte vor Beginn der Besprechung darüber. Bei "face to face" Treffen sind Sie bitte entspannt und herzlich. Der beste Weg, um Ihren Partner oder Kunden positiv zu begegnen ist, sich in einer freundlichen Atmosphäre zu treffen, auch Sie versuchen, ein sehr schwieriges Problem zu lösen, was einige harte Maßnahmen von Ihrer Seite erfordert. Auf "face to face" Meetings können Sie über die kritischsten Themen sprechen und bedenkenlos diskutieren. Andere Arten der Kommunikation werden Ihnen solche Möglichkeit nicht bieten. Manchmal hilft das persönliche Treffen wirklich, zu verstehen, warum Sie gegenwärtig Hindernisse aus dem Weg räumen müssen und warum Sie bisher nicht in der Lage waren, die Hindernisse unter Verwendung der Mails oder des Telefons in der Kommunikation zu umgehen.

Für uns ist die verbale Form der Kommunikation wirklich wesentlich. Wenn Sie diese richtig einsetzen, haben Sie immer eine gute Verbindung zu anderen relevanten Personen und sind mit Ihren Kunden und Partnern immer auf der gleichen Seite, d. h. Ihre Arbeit ist produktiv und ergebnisorientiert.

Wie wir Kunden immer über Aktuelles informieren

In jedem Fall sollten Aktualisierungen des Projektstatus, etwaige Probleme im Zusammenhang mit Projektanforderungen, Projektbudget, Problemen mit Entwicklern usw. mindestens 2-3 mal pro Woche kommuniziert werden. Wenn Sie Ihrem Kunden etwas versprochen haben und ihm gegenüber zeitliche Zusagen gemacht haben, müssen Sie ihn im Idealfall sofort nach Ablauf der Frist informieren. Falls Ihr Update keine "gute Nachricht" ist, müssen Sie beschreiben, warum das passiert ist und wie Sie versuchen können, das Problem zu beheben.

Fazit - Kommunikation ist zentral

Die Kommunikation kann auf verschiedenen Wegen erfolgen und ist neben dem eigentlichen Ziel der Projektbearbeitung ein wesentliches Mittel, um Aktuelles zu kommunizieren. In unserer Praxis wurde uns klar, dass die Existenz eines Problems nicht so schlimm ist, wenn man einige Ideen vorschlagen kann, wie man es lösen könnte. Der Kunde schätzt diese Vorgehensweise sehr, weil er am realen Beispiel sieht, wie man ihm helfen kann.